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办公自动化解决方案

1、 系统概述
力源办公自动化系统基于windows操作系统平台，以Lotus Notes/Domino为应用平台，采用SQL Server 2000为后台数据库。通过电子邮件以及Intranet技术的运用来实现本单位之间各部门以及上下级单位之间的公文运转、信息交流和信息共享。系统可以快速有效地接收各种上级机关文件和下级单位的上报信息，并组织、协调电子政务系统内的各种信息，使各部门各职员能够方便、快捷地获取所需信息，为领导决策和工作人员日常工作提供服务。
力源办公自动化系统以本公司各部门以及省电力局为服务对象，根据应用对象的不同有其各自的特点。具体如下：

  • 信息高度共享
    　　目标用户具有明显的层次化垂直机构设置，上下级部门之间数据交流频繁，系统提供了与上级单位省电力公司、兄弟单位力源股份、下级各部联接的开放接口，实现系统内不同单位间信息交流和信息高度共享。
  • 用户自定义公文流程
    　　完全支持用户对公文流程的自定义功能，对文字审核有严格要求，严格保证公文文字、逻辑等方面的正确性。
  • 高标准的信息采编
    　　对信息采编有较高要求，保证信息上传的顺利进行。
  • 完善的安全机制
    　　系统对数据安全、用户权限控制有严格要求，最大限度地保护了力源公司内部关键信息和用户个人信息的安全性。

    2、 需求分析
    本软件包括以下三个子系统

  • 公文流转系统
    公文发送: 将撰写好的公文发送给公司内部的其他人员。公文的发送将按照公文发送的流程图来进行。
    公文接收：接收来自其他人办公人员发来的公文。公文的接收将按照公文接收的流程图来进行。
    公文审批：对接收到的公文进行批阅。批阅文件要求对公文提出意见，意见有固定的语句。如“同意”，“立会讨论”，“不同意”等。
    公文的查询：对自己过去接收到的公文和发送的公文进行查询。此查询只能查询本人所有的公文，不能查询其它人的公文。
  • 文档管理系统
    创建新文档：在lotus notes平台内部提供一个文档编辑环境，用户可以在此编辑器中
    撰写公文。或通过其它字处理软件来进行文档的编写。
    打开已有的文档为：打开已经创建的公文文档。此类文档包括用WORD等字处理软件编写的文档和纯文本文件文档。
    文档的远程上传：通过FTP将文档传输到服务器某个分类目录下。
    文档的远程检索：检索文档。不同的用户，检索的文档的范围不同，权限不同。
    文档的管理（管理员）：对文档进行管理，可以对文档进行增加和删除。但不可对文档进行修改。
  • WEB发布系统
    宣传公司的产品，公司的企业文化以及发布企业的新闻。
    企业新闻的发布：可以在此增加新闻和删除已经有的新闻。

    3、 技术实现
    本系统是一套基于domino/Notes平台的办公自动 化系统，在系统设计及实施过程中，充分利用了domino/notes的以下关键技术：

  • 电子邮件和工作流 利用domino服务器与notes客户端强大的电子邮件功能及工作流处理能力，使 得办公人员之间能够协同工作，领导人能及时监督下属的工作，并实现内部邮件与Internet邮件的互联。
  • 通信基础和WEB应用 Domino服务器软件是集成的通信基础设施和WEB应用开发平台，使用该系统能够很方便地实现internet信息采集、信息发布等功能，实现透明办公。
  • 数据互连 domino强大的数据互连技术，能够很方便地实现与部门其他业务系统的集成。
  • 集群技术 domino的集较大规模系统实施过程中，能够地配置系统，组建安全可靠的综合性办公系统。
  • 安全控制 domino/notes的完善的安全控制机够有效约束人员的权限，保护佥用户，能够对数据信息提供多种加密手段。

    4、 系统结构
    力源公司办公自动化系统采用C/S体系结构：前端采用lotus客户端，可实现企业内部员工的访问，每个用户的界面根据角色以及权限的不同有所差异；后台使用Domino作为办公数据库，采用大型SQL Server2000作为信息数据库，结合IIS WEB发布、邮件服务等服务器应用，可以满足各种办公以及信息处理的需求。

    系统结构图：

    5、 业务描述
    办公自动化系统是公司、企业以及政府机关的日常事务管理应用系统，它关系到公司能否积极有效地发挥职能，是政府机构迫切需要的计算机管理系统。是应用先进成熟的计算机和通信技术手段建成的一个高质量、高效率、智能化的办公系统。系统为领导决策和机关办公提供信息服务，提高办公效率，减轻工作人员工作负担，节约办公经费，从而实现了政府机构的办公无纸化、资源信息化、决策科学化。

    6、 技术特点
  • 整体性原则： 在系统的规划上坚持整体规划、重点突出的原则，大处着眼，远处着眼，小处着手，起步要稳。在对系统做统一的设计的基础上，按照轻重缓急依次实现，同时又兼顾不同部分之间一致性和可协调性。
  • 适用性： 考虑到企业现有软硬件平台的实际情况和未来发展方向，考虑到业务的变化和机构的调整，系统在组织机构、人员属性、业务流程等方面的设计上采用灵活的用户自定义方式，使得系统能够满足用户不断变化的需求。
  • 先进性： 为了保证开发出来的系统能够在较长的一段时间之内满足用户需求，这就要求系统的开发和设计在技术上有前瞻性。
  • 易用性： 为了确保河西化工内不同的计算机应用水平的员工均能够熟练地、快速地操作本系统，要求系统的界面友好、操作简便。此外系统为系统管理员提供完善的系统管理工具，便于日常管理和系统维护。
  • 稳定性： 为了保障整个河西化工工作的正常运转和业务的连续，要求系统具有良好的稳定性，并且考虑适当的容错、备份和灾难恢复机制。
  • 安全性： 河西化工作为国家级重点单位，对于信息系统的安全性有着比较高的要求，这就使得本系统的信息安全性成为十分关键的环节。系统要求提供网络级、系统级、应用级等不同层次的、灵活的安全措施；
  • 可扩展性： 考虑到和其他信息系统的连接，系统应具有良好的外部接口。随着将来业务的不断扩充，系统应能够方便地添加新的业务模块。此外通过接口方式实现新系统和旧系统的整合，既保护了用户投资，保存了大量的业务信息和数据，也便于新旧系统的平稳过渡。可扩展性还要求办公系统能方便地和专业业务系统整合，扩展办公自动化系统应用范围和深度。

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